Luego de trabajar a distancia por 19 meses en Inmobilia.com, me atrevo a compartir mis recomendaciones y aprendizajes sobre cómo ser productivo desde casa, haciendo eso que llaman teletrabajo, trabajo a distancia, trabajo remoto o home office.
1. Prepara tu agenda el día anterior
- Prioriza tu lista de actividades y asigna una estimación de tiempo a cada una de ellas.
- Distingue entre lo Urgente y lo Importante. Puedes usar los cuadrantes de Stephen Covey, definiendo qué hacer, decidir, delegar y eliminar.
2. Acondiciona tu espacio de trabajo
- Combina comodidad, buena iluminación y posibilidad de concentración.
- Nada de trabajar en la cama o el sofá.
- Que el orden del espacio físico refleje tu orden mental y viceversa.
- En lo posible que te permita hacer llamadas, sin el ruido doméstico.
- Ten a la mano unos audífonos.
- Y si es posible un Plan A y B de conexión a Internet.
3. Establece una rutina y sus límites
- Levántate temprano (Yo pertenezco al Club de las 5:00 am.) y toma un buen baño.
- Establece tu hora para hacer ejercicio físico y meditar (Agradecer)
- Desayuna bien.
- Ten clara tu hora de finalización. Cómo vas a distribuir la jornada de 8 horas laborales.
- Establece y cumple ese horario de trabajo.
- Lo ideal es trabajar en la misma franja horaria del resto del equipo y aprende a desconectarte para culminar la jornada.
4. Cámbiate de ropa
- Prepara tu estado mental y tu actitud para el trabajo.
- Vístete con tu mejor traje. Recuerda que las videoconferencias pueden darse en cualquier momento y debes estar presentable.
- ¡Olvídate de la pijama! Y se vale perfumarse, aunque tus compañeros no lo noten.
5. Mantén el equilibrio
- Respeta los momentos para la alimentación. Nada de comer frente al computador o viendo el teléfono móvil (celular).
- Comparte con tu familia en la mesa. Y fija momentos para la merienda familiar.
- Realiza pausas activas cada 60 minutos. Respira profundo. Sal al balcón. Prepárate una bebida preferida (no alcohólica). Realiza algunos ejercicios de estiramiento o interrupciones para ir a tomar agua, compartir con tu familia. Y si puedes, camina un poco dentro del hogar.
6. Evita distracciones
- Explica a tu entorno familiar tu horario de trabajo (Nada de interrupciones con labores del hogar)
- Recuerda ¡No estás de vacaciones! Y trata que ellos -tus seres queridos- tengan también su rutina diaria.
- Establece los lapsos para revisar las redes sociales y el correo electrónico.
- Comunica a tus compañeros de trabajo e incluso clientes, cada cuánto tiempo revisas esos canales de comunicación (una vez cada hora, está bien) y cuáles alternativas usar para mensajes urgentes (Recomiendo WhatsApp o Slack).
- La concentración es importante y centrarse en una tarea a la vez es fundamental. Vale la pena aplicar la Técnica Pomodoro. ¡No es una receta para salsas! Sino de Gestión del Tiempo. 25 minutos de trabajo + 5 de descanso. Lapsos más largos de descanso cada 4 Pomodoros.
- Establece momentos para revisar las noticias. O puedes asignarle a algún miembro familiar ponerte al tanto. No olvides pensar en positivo. Es vital limitar de manera inteligente el acceso a las noticias. Dos veces al día, es lo recomendable en tiempos de cuarentena.
- Evita tener muchas “ventanas” abiertas dentro de la computadora, pues solemos cambiar muy a menudo de “ventanas” o programas cuando nos sentimos aburrimos o queremos sacarle el cuerpo a una actividad. Recomendación: No más de dos tareas a la vez o afectarás la atención, generando estrés.
7. Investiga y aprende nuevas herramientas
Hay muchas plataformas para hacer más efectivo el trabajo colaborativo. ¡Aprovéchalas!
- Para Videoconferencias: Crear grupos de WhatsApp, Telegram, Slack, Zoom Meetings, WorkPlace, Google Hangouts Meet y Hangouts Chat, Skype y Microsoft Teams. WorkPlace (Plataforma paga de facebook)
- Para coordinar actividades de varios colaboradores: Trello, Asana, Monday.
- Para temas de almacenamiento y compartir documentos puedes echar mano de: Google Drive y Dropbox. Y para envío de documentos pesados: Wetransfer.
- Para recordar y administrar el tiempo de las actividades: Google Calendar, Pomodore. Pomodoro traker, PomodoneApp (Paga)
- Si quieres saber en qué está trabajando tu equipo, medir cuánto tiempo le dedican a cada tarea, puedes usar aplicaciones como Toggl o Rescue Time.
8. A trabajar… (Recomendaciones generales)
- Define el día anterior o el mismo día a primera hora, los objetivos a cumplir durante esa jornada.
- Prioriza las tareas que aportan más valor y cuáles son las urgentes. Agenda actividades para el bloque de la mañana y para la tarde.
- Ten en cuenta que pueden surgir urgencias no planificadas. Y si ocurren, debes negociar las prioridades. Nada de suponer… Se debe preguntar, qué se pospone, qué se sustituye o se modifica dentro de la agenda.
- Toda actividad debe tener un responsable, definir los recursos necesarios, un tiempo de desarrollo y una hora específica de entrega.
- Distribuye las tareas en función de las prioridades y tus niveles de energía. Identifica los momentos del día dónde tu creatividad y productividad fluyen para superar los mayores desafíos.
- Puedes crear bloques de horas fijos de producción y momentos fijos de descanso.
- Realiza un Daily Scrum (reunión diaria de 15 minutos, para aclarar lo que hay que hacer y si hay impedimentos para algo). Alinear objetivos. ¿A dónde nos llevará la sumatoria del trabajo de cada uno? ¿Qué conseguiremos? Mucha Sincronización.
- Realiza contactos telefónicos y de videoconferencia con tus compañeros y supervisores. Mucho mejor si haces videoconferencias, para obligarte a ti y al resto del equipo a estar presentables. Recuerda: Nos vestimos como nos sentimos y nos sentimos como nos vestimos.
- Utiliza plataformas para estar comunicado con tu equipo de trabajo.
- Al final del día conversa sobre los objetivos alcanzados y las dificultades presentadas.
Para finalizar. Mis aprendizajes.
- Los líderes de equipo deben saber cómo están los ánimos y las emociones del grupo de trabajo. Conocer las capacidades del equipo. Pensar en cómo mantener la energía y motivado al equipo.
- Tener un fuerte propósito para tener interesado al equipo. Transmitir con mucha claridad los objetivos a lograr.
- Se deben establecer acuerdos de comunicación desde el inicio, donde la transparencia sea fundamental. Tener un código de ética dentro del equipo. Comunicar las conductas no permitidas.
- Es recomendable hacer contactos audiovisuales y llamadas para optimizar la comunicación, especialmente en aquellas situaciones críticas donde el tono de voz y la comunicación gestual agrega valor y evita interpretaciones erróneas. “Se felicita en público, se corrige en privado”.
- Lo escrito tiene sus limitaciones… Una llamada puede reducir a la mitad el envío de correos electrónicos y ser más asertivos.
- Recuerda, el estar toooodo el día frente a la computadora, no quiere decir que seas productivo.
- No creas que el teletrabajo es una maravilla. No es mejor, ni peor. Requiere sacrificio, disciplina, constancia, seguimiento y enfoque. Ni hablar si tienes hijos en casa y escuchas: «papá juguemos esto», «mamá tengo hambre», «papá estoy aburrido». Es difícil avanzar, mas no imposible. Hay que tener mucha paciencia, sensibilidad y creatividad. En casa: pactar, ceder y marcar límites.
- Y en tiempos de cuarentena, cuando es obligado permanecer en casa, la convivencia es un reto. Allí hay que saber negociar y manejar las emociones. Comunicar a la familia la hora en la que le dices «Hasta mañana» a tus compañeros de trabajo y pasas al modo «papá o mamá en casa», listo/a para compartir, conversar y disfrutar del hogar.
- Definitivamente, yo soy más del contacto físico a medio metro de distancia, soy más del relacionamiento social en persona. Pero cuando toca, hay que sacarle provecho a la tecnología.
- Y si hablamos de trabajar para una empresa, hay que cuidar la seguridad informática en las conexiones y tener garantizado el acceso a internet.
- No olvidar que es necesario acompañar a los que tienen brechas tecnológicas. Y si el equipo no está adecuado para el uso de la tecnología, basta con hacer una lista de chequeo (Check list) y usar canales de comunicación de uso común.
- Para finalizar, traigo a colación la gran pregunta de los empleadores: ¿Cómo saber que los colaboradores están trabajando? La clave está en los resultados, no necesariamente en el cómo y el cuándo.
Es vital imponer la cultura del trabajo por objetivos (claros y realistas) y luego Medir (investigación, análisis y toma de decisiones). Foco en la entrega.
Espero que estas líneas hayan sido de ayuda. Si se te ocurre algún otro tips o quieres compartir tu experiencia de estos días, con gusto puedes hacerlo en los comentarios.
Y si te pareció interesante, comparte este artículo para ayudar a otras personas que se inician en el teletrabajo…
Excelente experiencia… Gracias por compartirla!
Nos alegra que te haya gustado. Estamos organizando otras actividades similares. Te invitamos a suscribirte a nuestro boletín electrónico y seguir nuestras redes sociales para que estés permanentemente informada.
La organización es prioridad… tener un buen esquema de organización… desde la casa y en estos días donde el resto de la familia y sus necesidades conviven minuto a minuto con tu trabajo es bueno apoyarse en herramientas que te permitan no desligarse de tus clientes pero no herir susceptibilidades… el día a día te va a ayudar a dislumbrarlo … ánimo
Excelente artículo me gustó mucho es de gran utilidad .
Nos alegra que te haya gustado Angel.
Articulo Teletrabajo :Trabajar desde casa es una tarea que requiere mucha organización y disciplina pero no es imposible con estos consejos de David Esteva se puede estructurar un sistema de trabajo adecuado y que logre la eficacia y la eficiencia y el aprovechamiento al máximo del tiempo sobre todo para los profesionales inmobiliarios como yo que no tenemos una oficina física y que nuestra oficina es el hogar .Muchas gracias por ese aporte tan valioso para nuestro desarrollo profesional .
Gracias por tu comentario Joyce. Nos alegra que te haya gustado el artículo. Te invitamos a suscribirte a nuestro boletín electrónico y a seguir nuestro blog, donde damos muchas recomendaciones para apoyar el trabajo de los asesores inmobiliarios.
Acertada y execelente información.
Nos alegra que te haya gustado Luis. La invitación es a seguir nuestro blog y suscribirte a nuestro boletín electrónico, para que estés al tanto de las publicaciones que seguimos haciendo en este sentido.
Excelente recomendaciones David , en Chile ?? tengo trabajado ( tele-trabajo) desde enero 2019 de esta manera los bienes raíces con Venezuela y Chile , y de verdad todo lo aprendido ayer me fortalece y de mejorar al trabajo de esta forma. Gracias por dar tus conocimientos katiuska Armas
Nos alegra que se haya gustado Katiuska.
Excelente Artículo, con muy buenos tipos para trabajar desde casa en época de Cuarentena…Gracias por tan Valiosa Información!
Gracias por comentar Bárbara. Nos alegra que se haya gustado.
Hola hola, espectacular, me encanto está publicación… ciertamente en este momento las actividades se están haciendo desde casa, sin embargo hay un punto muy particular, el internet, tener un buen internet es fundamental y lamentablemente estamos careciendo de eso…
Nos alegra que se haya gustado Ligia. Tienes razón, el tema del internet es muy importante. Para teletrabajar, una tendencia que seguramente continuará y se afianzará incluso superada esta crisis, lo mejor es tener más de un proveedor del servicio.
Buenos días las recomendaciones todas muy buenas para crear un ambiente que a ti se le olvide donde estas y ser productivo. Gracias por todas las recomendaciones
Nos alegra que te haya gustado Glorelis.
Excelente y valioso artículo, muchas gracias por compartir esta ideal para aplicarlo justo en este momento, será tomado en cuenta, feliz noche
Gracias por comentar Emmy.
Gracias por las recomendaciones, la organización en tiempo de cuarentena, producción y establecer horarios .
Gracias por comentar Yulimar.
Excelente David tus recomendaciones, debe prevalecer equilibrio, trabajo, familia, descanzo, gracias.
Gracias por comentar Margot.
Excelente gracias por la información.
Gracias por comentar Jhosmart.
David, quería agradecerte estas guías que me sirven muchísimo en mi trabajo como Asesor Inmobiliario. Con esto agregado a mi esfuerzo por salir adelante en medio de esta crisis, sigo trabajando con fe ??
Gracias por comentar Nancy. Son tiempos para seguir trabajando con fe. ¡Adelante! Te invitamos a suscribirte a nuestro boletín electrónico para seguir todas las publicaciones que hacemos en nuestro blog, para fortalecer el trabajo del asesor inmobiliario.
Un cordial saludo, David! Muy precisas y útiles las recomendaciones. Entre los aprendízajes que nos deja esta coyuntura, sin dudas encontraremos formas diferentes de hacer las cosas y ser productivos!
Excelente recomendaciones, lo clave es crear el hábito y tener orden. Priorizar es básico para ser más productivo.Gracias por compartir, de inmediato lo reenvío a colegas