Aunque en estos tiempo de COVID-19, el teletrabajo se hace en la intimidad del hogar, será necesario organizar reuniones con el equipo de trabajo, para alinear las actividades y responsabilidades de todos. Organizar reuniones efectivas durante el trabajo remoto debe formar parte de tu plan de emergencia para mantener la continuidad en tu negocio inmobiliario.
En un momento como el actual, hay que establecer nuevas prácticas de trabajo que permitan mantener la productividad de tu empresa o emprendimiento. El liderazgo necesita aplicar distintas técnicas de gestión para mantener el compromiso, la participación y el entusiasmo de los equipos de trabajo, más si es la primera vez que se enfrentan a esta modalidad laboral.
Antes de iniciar el trabajo remoto en tu inmobiliaria, cerciórate de que todos los participantes del equipo cuentan con todo lo necesario para realizar tanto el trabajo remoto, como para la participación en reuniones virtuales. Son momento en los que debes cuidar no solo a tu negocio, sino también a tu gente.
5 pasos para organizar reuniones efectivas durante el trabajo remoto
1. Selecciona la plataforma ideal
Por su puesto, la tecnología es una herramienta clave. Muchas aplicaciones ofrecen condiciones de uso gratuito con las que pueden comenzar a organizar a los equipos de trabajo para teletrabajar. De la misma forma, hay aplicaciones con las se pueden organizar reuniones, que están disponibles tanto para ser usadas en los pc como en los teléfonos inteligentes.
Sin embargo, dado que todo el trabajo de gestión y promoción inmobiliaria se montará sobre la experiencia on line, es importante que se evalúe si se necesita asumir una modalidad de pago para negocios que ofrezca mayores oportunidades para que tu inmobiliaria no se detenga.
Evalúa entre Skype, Zoom o Whereby, cual puede ser la que mejor funciones para ti y tu equipo. También puedes hacer llamadas en videos para grupos a través de WhatsApp. Otra opción son las llamadas a través del Workplace que Facebook ha desarrollado para las empresas.
Por supuesto, es básico asegurarse que todos los participantes de la reunión entienden cómo se usa la plataforma seleccionada.
2. Planifica fecha y horario de la reunión.
Aunque es evidente que pueden surgir reuniones de emergencia, lo ideal es que se planifique con antelación día y hora de la reunión, para que todos los participantes estén preparados con lo que deben compartir con los demás integrantes de la actividad.
Lo ideal es que haya un calendario regular de reuniones, ella brinda seguridad y fortalece el compromiso de todos los integrantes del equipo hacia las tareas o actividades que deben realizarse. Pueden tener encuentros rápidos a comienzo del día para precisar lo que se hizo ayer, lo que se hará hoy y las dificultades con las que se cuenta, lo que complementa la reunión semanal de seguimiento.
3. Establece los condiciones del encuentro
Comparte con los asistentes a la reunión, las condiciones en que debe darse el encuentro. Por ejemplo:
- En la medida de lo posible, debe estar en un lugar tranquilo del hogar, para que no haya interferencia de ruidos externos.
- Durante la reunión, lo ideal es que los micrófonos permanezcan inactivos, hasta que se indique que es tu turno para hablar.
- En el caso de que se vaya a utilizar video, se debe mantener un código de vestimenta similar al que se utiliza en la oficina
- La cámara debe estar en un punto luminoso de la habitación. En la medida de lo posible debe enfocarse de frente a la persona participante.
4. Planifica la agenda
Para organizar reuniones efectivas durante el trabajo remoto es fundamental aprovechar el tiempo y los recursos disponibles. Es por ello, es importante que haya una agenda de tópicos que se van a tratar previo al encuentro, para que cada quien sepa que es lo que debe aportar desde su lugar en el equipo.
Es importante que los líderes de equipos aprovechen la reunión para retroalimentar a los demás, sobre las acciones que están bien encaminadas o las que ameritan una revisión o modificación.
5. Durante la reunión
Así como se debe seguir lo pautado en la agenda de la reunión, se debe designar a alguien que tome nota de todos los acuerdos alcanzados o las tareas que se propongan. Esa minuta debe estar disponible para todos los participantes a la mayor brevedad posible, una vez que finalice el encuentro, para que todos estén al tanto de cómo continua la jornada.
Si alguien no pudo sumarse a la reunión, debe ser oportunamente informado de todo lo que se dijo durante el encuentro y, sobre todo, de cuáles tareas o actividades están bajo su responsabilidad.
Consideraciones finales
Las reuniones deben ser rápidas y concretas, pero ello no justifica que no se tome un tiempo para saber cómo están todos a nivel personal, cómo esta situación los afecta y cómo pueden apoyarse entre todos a conservar la calma y estar bien, en la medida de las posibilidades que impone el aislamiento social.
La actual contingencia mundial impone un gran reto para continuar siendo productivos y eficaces. La comunicación y el acompañamiento son claves, no solo para organizar reuniones efectivas durante el trabajo remoto, sino también para fortalecer nuestra capacidad para resistir y reinventarnos durante los momentos de adversidad.
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